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NGO 機構健康評估

NGO 機構健康評估

  1. 介紹
  2. 什麼是機構健康
  3. NGO機構健康評估歷史
  4. 最新消息
  5. 服務計劃
  6. 研究結果
  7. 個案研究
  8. 參與NGO健康評估
  9. 活動剪影
  10. 鳴謝
  11. 參考資料

1. 介紹

社聯及社會服務機構認同機構的健康運作對機構的永續發展的重要性,早於2012年已在麥肯錫公司(香港)的協助下為8間不同類型的社會服務機構「驗身」。為加強推廣機構健康的重要性,在麥肯錫公司(香港)的啟發下,社聯與香港大學賽馬會睿智計劃(ExCEL3)特別開發一個更適用NGO 的機構健康評估概念 -- 『NGO 機構健康評估』(NGO Organizational Health Assessment) (OHA), 除說明了NGO 也可應用麥肯錫的機構健康概念外,也修改了架構中的一些指標,提出了建立NGO機構健康的基本實踐。社聯於2018年邀請了5間社會服務機構為更新了的評估架構進行試驗,用以測試更新了的評估是否能更能給予機構可靠及有用的數據,以作提升機構健康之用。歷時半年的數據收集及分析已於2019年年初完成。為推動機構健康及可持續發展,及使更多有興趣的社會服務機構可利用OHA為機構驗身或以其概念進行改善,社聯現於學院內推出OHA專案,內容包括不同的訓練課程及分享會,以及可免費使用的OHA網上問卷供會員機構參考使用。

OHA專案目的

  • 在社福界推動機構健康概念
  • 為機構提供健康評估工具推動機構有依據地檢視機構狀況及推動機構發展
  • 建立機構健康圖譜作標杆分析供業界參考

2. 什麼是機構健康?

據麥肯錫研究,機構的健康程度取決於組織內於三大範疇(Cluster)中是否有持續不斷的能力,它們是一致性(Alignment)、執行力(Execution)及機構更新(Renewal),及其相應的9大機構健康範疇(Element)(圖一),分別為方向、領導力、文化與環境、問責、協調與監控、推動、能力、向外取向及創新與學習及其引申的數十項管理實務措施(Management Practice)。健康評估以員工問卷收集到的員工的觀察為導引,設定指數表達健康狀況。「機構健康」概念為機構提供了一個簡單但有力的藍圖和指引改善機構的健康的狀況,提升機構長遠的競爭力及可持續性。

圖一
圖一

3. NGO機構健康評估歷史

NGO機構健康評估(OHA)啟發自麥肯錫的機構健康指數(Organizational Health Index, OHI),而OHI主要是應用於商界。2009年,香港紅十字會使用麥肯錫的顧問服務,首次把OHI的概念帶進本地社福界。於2011年12月至2012年5月期間,麥肯錫支持本地8間社會服務機構參與OHI調查,以証機構健康概念可應用於NGO。8間社會服務機構為:

  • 香港小童群益會
  • 香港社會服務聯會
  • 親切
  • 浸信會愛羣社會服務處
  • 新生精神康復會
  • 香港明愛
  • 長者安居服務協會
  • 香港基督少年軍

首次分享論壇於2012年舉行,公佈了8間NGOs的綜合健康結果,個別機構亦分享了其健康檢查結果,8間機構均認為OHI可以激勵員工注視他們的機構健康狀況,提供有力的證據去有策略地推動改進。部分機構更表達會根據檢查結果作出機構健康改善。論壇的參與者已開始表達社聯是否可進一步支持其他社會服務機構參與機構健康檢查。

2015年,社聯開始與香港大學HKU ExCEL3研究以麥肯錫的機構健康指數為框架,開發一個更合NGO使用的機構健康評估。

另一跟進論壇亦於2016年舉行,數間機構如香港紅十字會、香港小童群益會、新生精神康復會等,分享了它們根據檢查結果作出的機構健康改善方案及結果。

與港大合作 精簡問卷 符合社福界脈絡

2016年,社聯遂與香港大學HKU ExCEL3合作,組成了專家小組研究團隊,著手展開設計一個讓NGO使用的機構健康評估。

大學研究團隊先以57間NGO的問卷回應來微調麥肯錫的OHI概念,專家小組及工作小組,再按業界實際情況優化評估框架中的部份指標,並改動部份問卷題目,另內容更為精簡及切合社福界狀況和語言,讓新的評估工具能幫助業界和參與機構清晰地掌握機構健康的現況。專家小組將原本問卷的164條問題減至92條,由37個管理實務措施的實踐狀況減至33項(表二),及維持9大機構健康範疇,並推出了『NGO機構健康評估』試用版 (NGO Organizational Health Assessment) (OHA)。

表二

9大範疇 管理實務措施
方向 1. 共同的理念
2. 清晰的策略
3. 員工參與
領導力 4. 權威式領導
5. 諮詢式領導
6. 支持式領導
7. 挑戰式領導
文化與環境 8. 開明和信任
9. 有內部競爭
10. 有紀錄的營運
11. 有創意及有企業家精神
問責 12. 角色清晰
13. 個人𠄘擔感
協調與監控 14. 人才績效檢討
15. 營運管理
16. 財務管理
17. 專業標準
18. 風險管理
能力 19. 羅致人才
20. 發展人才
21. 流程主導
22. 向外擷取專業
推動 23. 開放和有意義的價值
24. 鼓舞人心的領導者
25. 奬勵和表彰
向外取向 26. 以顧客為焦點
27. 具競爭力的識見
28. 業務夥伴
29. 政府與社區關係
創新與學習 30. 從上而下的創新
31. 從下而上的創新
32. 知識分享
33. 引進外部新意念
 

社聯於2018年再請5間本地社會服務機構/單位參與了新的OHA論證工作,並於2019年3月舉行了分享會。5間社會服務機構是:

  • 香港明愛社會工作服務部–青少年及社區服務
  • 基督教香港信義會社會服務部
  • 東華三院賽馬會復康中心
  • 西貢區社區中心
  • 香港小童群益會

這5間社會服務機構/單位的OHA結果顯示,OHA是一個可靠而有用的評估工具,能夠反映機構健康狀況。參與者亦能夠清晰瞭解問卷內容和輕鬆完成整份問卷,修訂後的問卷,大部份參與者均能在30分鐘內完成。

在數據分析工作過程中,工作小組同時邀請了香港理工大學研究助理教授王筱璐博士進行可靠性及有用性測試,並得到滿意結果。工作小組亦根據了數據分析及5間機構的質性回應,微調了OHA框架及問卷:

  • 將框架的用語從商業性轉換為切合本地的社會服務機構語言
  • 排除與本地社福機構營運不大相關的實務措施,最新修訂為33項
  • 調查問卷問題最後修訂為98條
NGO OHA 的重要里程碑
NGO OHA 的重要里程碑



6. 研究結果

2012年

2012年,8間社會服務機構在麥肯錫(香港)協助下,*參與了初探性測試,以証機構健康概念是否可應用於NGO,也希望從中找到有香港社福機構特色的健康圖譜,理解社福機構的強項及可改善的部份,讓業界在實証的基礎上有更多的思考及對話,從而更好的訂定持續改善的方向。初探性測試由2012年起動,參與的社福機構同工共1,055位,當中包括網上問卷和跨階層的訪談,歷時10個月。

(*機構包括:浸信會愛羣社會服務處、香港小童群益會、香港基督少年軍、香港明愛社會服務部、香港社會服務聯會、新生精神康復會、長者安居服務協會、親切)

結果

整體結果顯示,8間機構在「向外取向」及「問責」方面得分較高,而較有改善空間的是「協調與監控」及「創新」(圖三)。參與初探性測試的機構的大小各異,年資有深有淺,而服務範疇亦有不同,個別機構的健康概況當然會不大相同(圖四),好像在「文化」方面。但有趣的是,在某些健康範疇上,8間機構都集中在較理想的分數,如「向外取向」;在「協調與監控」及「創新」,則共同地有可改善的空間(圖四)。由於整份報告內容豐富,礙於篇幅所限,以下聚焦看看回應者如何評「協調與監控」及「創新」。

聚焦 「協調與監控」及「創新」

在「協調與監控」這範疇,從調查所見,回應者普遍同意機構對核心業務都有進行適當的監管,當中的實際行為可體現為機構有系統並長期地記錄員工的工作表現。但他們卻普遍不同意機構內部的績效檢討制度可快速找出問題的真實原因及可帶來更新的跟進行動,最有可能的原因是回應者認為機構的績效評估和檢討流程未能夠準確地蒐集員工長處、弱點和發展潛力等訊息。另外,在管理風險上,同意機構能夠有效管理風險的回應者只有三分之一,最有可能的原因是回應者認為機構未有積極發掘潛在風險與威脅,並制定緊急應變計劃。

在「創新」方面,回應者普遍認為機構未能產生的高質量創意足以令機構達成其目標,而自由分享 創意和知識在機構亦不是太普遍。回應者亦認為與創新有關的管理行為也不大普遍,機構較少會運用外部關係,廣納並引進新的創意到機構;機構的制度和流程亦少利於實施跨組別的方案。

圖三
圖三

圖四

圖四

2018年

2018年,社聯邀請了5間本地社會服務機構/單位*參與了新的OHA論證工作,以由社聯及香港大學ExCEL3學術團隊基於麥肯錫框架發展出來的『NGO 機構健康評估』試用版 (NGO Organizational Health Assessment) (OHA) 來檢測NGO機構健康。新版按業界實際情況優化評估框架中的部份指標,並改動部份問卷題目,另內容更為精簡及切合社福界狀況和語言,冀更能幫助業界和參與機構清晰地掌握機構健康的現況。

(*香港明愛社會工作服務部–青少年及社區服務、基督教香港信義會社會服務部、東華三院賽馬會復康中心、西貢區社區中心、香港小童群益會)

結果

機構健康狀況:

至於是次NGO OHA測試,參與的社福機構同工共1,267位,佔參與機構總同工數目60%。整體結果顯示,5間機構在「向外取向」(External Orientation)、「問責」(Accountability)及「推動」(Motivation)這些方面得分較高(圖三、圖四)。但值得留意的是相關實務措施實踐要有待改善,在「向外取向」這範疇,從調查所見,回應者普遍認同機構對政府與社區關係較為密切,但與顧客或業務夥伴的關係則有待加強。

在「問責」方面,就算機構沒有清晰制度,大部份同工都對自己負責的工作有自覺的問責意識。在「推動」方面,回應者同樣認為機構員工有頗高的工作主動性及個人熱忱,但機構及上司似乎忽視需要啟發、傳遞並展示一套完整的機構價值觀,使員工、董事會成員、捐獻者及其他支持者都能從中找到共同努力的意義。

而調查結果中較低得分的是「協調與監控」(Coordination and Control)及「創新與學習」(Innovation and Learning)。回應者在「協調與監控」這範疇,普遍認為監督員工的機制較多,卻對營運效率(如收集準確可靠的績效資料)、風險(如發掘潛在的績效問題與威脅)及財務管理(如拓展經費來源及有效地善用資金)關注不足。在「創新與學習」方面,回應者普遍認為機構改變/改進的速度慢於業界其他機構,當中的實務措施可體現為機構較少借鑒其他機構和業界的良好經驗,和較少鼓勵跨單位的員工集思廣益與提出創意點子。是次結果與2012年有8間參與機構的初探性測試結果(圖三)亦相近,但由於是次參與測試的機構規模不一樣,服務種類也不盡相同,不能說是業界的整體現象。

『NGO 機構健康評估』試用版 (NGO Organizational Health Assessment) (OHA)可行度:

這5間社會服務機構/單位的OHA結果顯示,OHA是一個可靠而有用的評估工具,能夠反映機構健康狀況。參與者亦能夠清晰瞭解問卷內容和輕鬆完成整份問卷,修訂後的問卷,大部份參與者均能在30分鐘內完成。在數據分析工作過程中,小組同時邀請了香港理工大學研究助理教授王筱璐博士進行可靠性及有用性測試,並得到滿意結果。

機構結果

機構結果

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8. 參與NGO健康評估

參與資格:

  • 只限非牟利機構。
  • 社聯機構會員:參與及登記的費用全免,可獲基本報告,但不包括課程學費及特別報告的費用。
  • 非社聯機構會員:參與費用為HK$6,000 (只限500人或以下機構),可獲基本報告;501-1,000人費用為HK$8,000;1,000人以上費用另議。
  • 機構全職員工人數需為50人或以上,而實際填寫問卷人數亦需為50人或以上。
  • 機構如曾經參與NGO OHA,則需在上次報名日期的1年後才能再登記參與。

登記程序:

  1. 填妥申請表格 (稍後發放),電郵至[email protected]
    抬頭請寫:[NGO OHA]登記成為參與機構,經核實申請資格後,我們將以電郵通知有關詳情。
  2. 參與2場合共12小時工作坊:
    • 課程一:NGO機構健康基礎與可持續發展
    • 課程三:NGO機構健康及評估工具的應用
  3. 社聯將為參與機構設立網上問卷平台的帳戶,用於發放問卷,機構的員工需於指定時間內完成填寫,然後機構將獲得基本報告。

服務計劃

詳情按此

文件下載 (稍後發放):

  1. 問卷樣本
  2. 報告樣本一
  3. 報告樣本二
  4. OHA使用手冊

參與機構登入(稍後發放)


9. 活動剪影

2019年分享會

社聯於2019年3月5日舉辦了「NGO機構健康評估」分享會,邀請了部分工作小組顧問例如方敏生女士(Christine)及陳啟明先生(KM)介紹機構健康的概念及分享調查測試的總體結果。同時,*5間參與機構代表就參與測試和應用調查結果的經驗作出分享。

(*機構包括:東華三院賽馬會復康中心、香港小童群益會、西貢區社區中心、基督教香港信義會社會服務部、香港明愛社會工作服務部)


更多剪影:按此

 

2016年論壇

社聯於2016年4月25日舉辦了「NGO機構健康及能力框架」研討論壇。除了公佈問卷調查(找出符合NGO需要、有助組織健康的良好實踐/運作方式)的結果外,亦簡介了「NGO機構健康及能力框架」,並邀請業界內數位機構主管就框架內所描述的良好運作,以機構經驗加以解說。分享嘉賓包括陳啟明先生、方敏生教授、羅淑君女士、郭烈東先生、王筱璐博士、孫勵生先生、黎永開先生、曾蘭斯女士、趙漢文先生、倪以理先生、蘇婉嫻女士、游秀慧女士。


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2012年分享會

社聯於2012年10月10日舉辦了「社會服務機構的健康檢查-為有效實踐機構使命提供指引」分享會。數間參與測試的機構領袖親身與來自60間機構,超過120位出席的社福同工,從反思、可用性、公眾形象和後續,多角度分享他們的經驗及挑戰,而麥肯錫香港分公司總經理倪以理先生則剖析「機構健康指數」和測試的發現與建議。其他分享嘉賓為小童群益會羅淑君女士、新生精神康復會游秀慧女士、親切湯崇敏女士、紅十字會陳啟明先生及救世軍梁佩瑤女士。


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10. 鳴謝

專家小組

  • 陳啟明先生 HKCSS Institute督導委員會委員 及 良管善治工作室創辦人
  • 羅淑君女士 前香港小童群益會總幹事
  • 方敏生女士 良管善治工作室創辦人
  • 蘇婉嫻女士 香港紅十字會秘書長
  • 黎永開先生 香港明愛社會工作服務部部長
  • 趙漢文先生 浸信會愛羣社會服務處總幹事
  • 陳麗雲教授 香港大學社會工作及社會行政學系 思源基金教授 (健康及社會工作學) 講座教授
  • 王筱璐博士 香港理工大學應用社會科學系助理教授 (研究)

研究團隊

  • 方敏生女士 良管善治工作室創辦人
  • 王筱璐博士 前香港大學香港賽馬會睿智計劃項目高級項目經理
  • 黃暢雪女士 前香港大學香港賽馬會睿智計劃項目項目經理
  • 林莉君女士 HKCSS Institute主管
  • 楊曉霖先生 前HKCSS Institute項目主任
  • 王靜琪女士 前HKCSS Institute項目主任

HKCSS Institute機構健康檢查工作小組

  • 陳啟明先生 HKCSS Institute督導委員會委員 及 良管善治工作室創辦人
  • 羅淑君女士 前香港小童群益會總幹事
  • 方敏生女士 良管善治工作室創辦人
  • 林莉君女士 HKCSS Institute主管

貢獻機構

(按筆劃排序)

  • 西貢區社區中心
  • 東華三院賽馬會復康中心
  • 長者安居協會
  • 香港小童群益會
  • 香港明愛社會工作服務部
  • 香港紅十字會
  • 香港基督少年軍
  • 浸信會愛羣社會服務處
  • 基督教香港信義會社會服務部
  • 新生精神康復會
  • 親切

特別鳴謝

  • 麥肯錫公司
  • 香港大學ExCEL3

鳴謝

(按筆劃排序)

  • 倪以理先生
  • 孫勵生先生
  • 翁文智女士
  • 梁佩瑤女士
  • 郭烈東先生
  • 陳健雄先生
  • 陳曉園女士
  • 陳麗群女士
  • 曾蘭斯女士
  • 游秀慧女士
  • 湯崇敏女士
  • 李俊釗先生
  • 游俊威先生

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