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NGO 都要學「AI」? 建立欣賞文化 推動組織變革

18/05/2022

[文章刊登於HKCSS Institute 課程手冊 Prospectus Vol.32 (May 2022 - Sep 2022)]

 文: 許澤洲  

近年來,各行各業正面對人才流失及斷層的挑戰,社會服務機構的人才挽留及培訓尤其重要,「建立人才」更是重中之重。傳統的培訓都較著重於以找出解決問題的方法為中心。有沒有想過,解決問題的方法其實可以由團隊共同創造?團隊,是大家工作中不可或缺的一部分。再精明能幹的人,總不能單打獨鬥,拿著再好的解決方法也得與一個好的團隊共同協作,各司其職,才會事半功倍。那麼,我們又如何可以令員工們主動成為團隊中的一分子,投入參與,從中吸取經驗繼而成長,達到為機構「建立人才」的願景呢?

其中一個可以幫助大家建立人才的技巧就是學「AI」!然而此「AI」非彼「AI」(Artificial Intelligence 人工智能), 而是「欣賞式探詢(Appreciative Inquiry)」。HKCSS Institute 在去年12 月邀請到彼得.德魯克管理學院首席講師尹祖伊博士舉辦《建立欣賞文化 推動組織變革》工作坊,與HR 同工們分享如何透過「AI」去建立欣賞文化,培育人才,推動組織變革。

先欣賞,再互信,然後投入
「欣賞式探詢」是一個使人投入及參與建設他們理想的組織和世界的過程, 以強項為本(Strength-Based),相信各人自身的強項,利用每人手上已有的資源,再在「協作」和「對話」的基礎上共創未來,使成員為組織作出貢獻。「欣賞式探詢」著重先建立成員間的互信關係,再結合團隊中不同成員的正向經驗,共同協作,完成目標。而它的其中一個特點是讓團隊成員主動「投入」和「參與」。「欣賞式探詢」有三個重點:假設、聚焦和相信。

  1. 假設:透過提問與對話找出成員的強項、價值觀、盼望與夢想,在問答的過程中為成員帶來轉化。
  2. 聚焦:探詢的過程集中於討論什麼會為我們帶來生命力,如何能充分利用已存在的優勢,好讓我們能夠發揮得最好。
  3. 相信:探詢過程是充滿肯定和感恩的,相信成員的能力能夠帶出團隊最佳狀態。


參與當日工作坊的同工們,會利用積木表達計劃,即時體驗「欣賞式探詢」的技巧。(工作坊於2021 年12 月舉行)

肯定主題,圍繞發問
實行「欣賞式探詢」前需要選定「肯定式主題」,選擇的主題要明確及清楚。例如探索哪一方面可以提升某個工作流程的成效、有哪些要素能夠令機構有生命力及長遠的成長等等…... 如此一來,圍繞主題發問才能帶領我們找到最切合的答案。當選定主題後,便可以按「4D 循環」(Discover、Dream、Design、Destiny) 去實行「欣賞式探詢」。在過程中,我們要強調正向提問與對話,鼓勵正面的肢體語言、回應及追問。我們要知道聆聽是為了學習對方的經驗、了解對方的想法及明白對方的滿足點及價值觀。因此我們不應對對方的說話有任何假設、批判或評價。

4D 循環 - 由探索到實踐

第一步:發現 (Discover)
在發現(Discover) 這一步,我們將有機會更深入地了解組織的正向核心、團隊成員對主題的焦點和智慧、以及過往成功的例子。按著定立的主題,鼓勵成員回望過去,回想以往成功的經驗(高峰經驗或最精彩的時刻)並分享成功的原因,透過集合成員的集體知識及智慧,去討論及發現更多,如理想的工作模式或團隊關係等。過程中,參與者會產生積極及正面的感受,並開始浮現更新和改變的端倪。

第二步:發夢 (Dream)
在發夢(Dream) 這一步,是挑戰現狀和實現潛能的階段。團隊成員可以就著自身工作、成員之間或組織層面上提出一些超越過去、大膽創新、看似天馬行空的想法,這些很可能是他們對該事物的夢想和期許。成員一旦對事物有了夢想和抱負,便會充滿活力及動力。如此一來,我們可以整合成員的想法,制訂一個正面、具衍生力及創新願景的方案。

第三步:設計 (Design)
在設計(Design) 這一步,團隊成員是時候將前兩步的經驗和想法化諸為現實。成員將會提出實際的解決方案及其背後的想法和設計。簡單來說便是將「構想」具體化。成員需對此有全盤詳細的計劃,將實現「夢想」所需的步驟都羅列出來。團隊可能有需要就此計劃尋求第三方的支持(如上級的支持或資助),那麼具體化的「夢想」(計劃書)便可以用作說服他人之用。

第四步:成全 (Destiny)
最後是成全(Destiny),就是實行計劃的時候了。在此階段可以開始組織及建立工作組,招攬有意參與的成員並分配工作,定義行動計劃的目標、優先次序(Now / Soon / Later) 及行動計劃的負責人(Who do What by When),並根據成員的專業知識將工作委派給不同的團隊成員。

「欣賞式探詢」強調的是正面以及人的強項,而非關注問題及修正錯誤;但這並不是忽略問題,只是不聚焦於問題之上,而是轉個角度去重述,作出正向提問,從以「問題解决模式」改為以「人的發展模式」去提問。


圖片來源:https://www.khulisa.com/evaltuesdaytip-use-humor-to-demistifymonitoring-and-evaluation/

將過去最好的,成就未來更好的
「欣賞式探詢」為團隊創造了一個對話、結連、被聆聽、被重視、復和及關係重建的機會,鼓勵並讓大家變得更正面和積極並欣賞團隊的和而不同。組織的過去、現在和未來都是學習和創造永不枯竭的泉源。所謂的「探詢」其實是探索組織中未開發的「積極因素」。「欣賞式探詢」希望我們充分利用已有的優勢,在團隊共同合作系統思考的情境下,建構組織變革的正向資源,並激發出組織的共同願景,去達到目標。1 過程中注意的焦點是過去的高峰經驗,由於有成功的經驗,大家會有信心在此基礎上設計和構思,共創未來。最後,祝願大家可以「將過去最好的,成就未來更好的」。

1. 曾謝傳崇與許文薇(2014)。〈國民小學校長正向領導、肯定式探詢與教師希望感關係之研究〉。《教育研究學報》,48,71。


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