[文章刊登於HKCSS Institute 課程手冊 Prospectus Vol.22 (4/2017 – 09/2017)]

文：楊曉霖

董事會在帶領機構發展及監督其營運上發揮着重要的角色。怎樣招募合適的成員，打造一個高效團隊，對於每一間機構都是一個重要的課題。其中，如何因應機構需要發展招募機制、決定董事的更替與挽留等，都是值得業界討論的問題。為此，HKCSS Institute與非政府機構董事會網絡計劃合作，在2016年11月21日舉辦了「打造高效董事會」研討會，期望促進機構討論、交流有關經驗。會上，HKCSS Institute發佈了一項有關董事會成員招募及挽留的研究，亦請來香港大學社會科學院實務教授方敏生女士，就非政府機構董事會組成之考慮作分享。香港傷殘青年協會主席吳家榮醫生，及香港心理衞生會執行委員會主席盧德臨醫生，亦應邀分享他們機構的經驗。

成員招募及挽留的挑戰

就非政府機構董事會招募及挽留成員上面對的挑戰，HKCSSInstitute與香港大學香港賽馬會睿智計劃合作，做了一項研究。繼去年4月發佈的非政府機構董事會人才需求研究，於同年6月至8月做了一項問卷調查，問卷獲68間社聯機構會員回覆。機構的回覆顯示，近7成的機構認為董事招募是一項挑戰，挽留董事的挑戰普遍相對較小，只有近5成機構視為挑戰，但對於小型機構挑戰仍然較大。

機構招募董事的渠道是否有效率，直接影響招募過程。是次調查發現，人際網絡最為普遍，近9成的機構都透過這個渠道招募成員（圖表一）。換言之，人際網絡較小的機構（例如小型機構）將面臨較大的挑戰。除此以外，超過5成會透過提名委員會招募董事，另外近4成機構亦會由機構主管提名董事的人選。建立招募機制，將物色及招募董事的工作恆常化，或有助董事會應對招募的挑戰。但是，近5成中小型機構反映，它們並沒有招募機制，通常因應當時需要展開招募。

「願獻身機構的願景和使命的心志」、「專業背景」、「認識機構及機構的服務」是其中三項，機構董事會招募成員時看重的個人特質（圖表二）。這亦反映機構期望董事扮演的角色，其中對機構的願景和使命的獻身最為重要，超越9成機構表達了對此的重視。

機構挽留董事的挑戰相對較少，但是提升董事與機構的聯繫仍然重要，而機構聯繫董事普遍的略策包括：在董事會內建立清晰的機構方向，及協助董事明白及履行他們角色與責任。機構亦會定期舉辦機構性活動聯繫董事。

如何打造及經營高效董事會

回應以上的調查，方敏生教授分析，董事會的組成及董事的招募工作需考慮很多因素，包括董事會的發展階段、董事會的文化、董事會與管理層的關係等，並提出了三項建議，協助非政府機構董事會提高董事會效能：

- 董事會應與機構按其發展階段同步成長

- 保持內部健康的互動

- 建立董事會與管理層的良好關係

董事會應與機構按其發展階段同步成長

擁有不同質素及強項的董事會成員，在機構成長週期的不同階段，可配合機構發展所需作出各種貢獻。舉例來說，「有遠見」及「創造力」等企業家特質對機構成立初期十分寶貴，讓機構開拓新方向，建立發展軌道。董事會在專業領域、系統建設、資源開發等方面的帶領，在機構把運作常規化的時期則較為重要，是機構把其宗旨及願景落實至服務及加強內部監控所必要的元素。

香港傷殘青年協會最近就董事會的組成方面修改章程細則，以應對董事會招募人才的困難。過往，其董事會只限年齡由18歲至60歲的傷殘人士加入。新的章程細則經修訂後，協會不但取消董事年齡上限，亦容許董事會按需要增選最多五位肢體健全或傷殘人士成為董事，惟有關董事並無投票權。相關改動看似不大，卻是重要及策略性的轉變，既可擴大董事的專業領域，又可保留人才。這對機構持續發展具顯著功用，尤其是社會漸趨高齡化，60歲的人士一般都被認為是「年青的長者」。

保持內部健康的互動

董事會應是團隊運作，每位董事應有均衡且實質的參與；新成員加入時須注意董事會的互動關係和文化，以確保他們可融入其中。董事會（或董事會成員）的某些質素對機構或董事會能帶來裨益，同時亦能成為阻力。例如，一些人脈較廣的董事可為機構增加資源，但由於他們的重要地位和影響力，其他董事或會避免反對或挑戰其看法，形成一個「避免衝突」的董事會，無法在具爭議的事項上作出全面及必要的討論。另一例子就是友好的董事會──董事間的友誼可增強董事對機構的承擔，亦可能妨礙他們對機構作出不偏不倚的領導決策。

香港心理衞生會執行委員會主席盧德臨醫生深明維持良好董事會文化的重要性。他指出，一些像香港心理衞生會般歷史悠久的機構，其董事會往往須花上很大精力，讓成員不會過份安於因循既定的運作。該會近年舉辦了年度退修，讓董事參與機構各層面的發展進程：由重新制定機構願景、宗旨及價值，檢視機構整體發展及服務精神，以至決策推行重要的新項目，如發展附屬公司，成立社企業務。

建立董事會與管理層的良好關係

董事會與管理層的關係，跟董事間的關係同樣重要，惟前者本質上存在矛盾，相對更為微妙。原則上，董事會負責聘請、解僱及督導機構主管，並擁有最終決策權；但實際上，不少機構的董事會都是由機構主管提名。要處理這樣微妙的關係，關鍵在於董事會與管理層間清晰的分工，以及互相坦誠的溝通。

總結

打造高效董事會，不僅是物色適當人選，更要妥善做好吸納、維繫董事的工作，讓董事認同機構宗旨並作出承擔。要提高董事會效能，由人才招募、維繫，以至保留及承傳等各階段，必須持續並刻意經營。此外，機構在不同發展階段因其獨特性面對各項挑戰，董事會亦須靈活應變，確保機構可達成宗旨，並持續發展。事實上，要提高董事會效能並無不二法門，但我們的建議是：鑑內（檢視董事間互動）、顧外（評估董事會與管理層關係），因時制宜。

特別鳴謝「打造高效董事會」講者（按姓氏筆劃序）：

- 時任香港大學社會科學學院實務教授方敏生女士

- 香港傷殘青年協會主席吳家榮醫生

- 香港心理衞生會執行委員會主席盧德臨醫生

「社會服務機構董事局成員招募與人才挽留策略」研究結果的簡報，可於以下連結下載：

http://governance.hkcss.org.hk/sites/default/files/Resources/Board%20survey%20results_20161021%20(updated).pdf

圖為：（左起）HKCSS Institute主管林莉君女士、社聯行政總裁蔡海偉先生、時任香港大學社會科學學院實務教授方敏生女士、社聯副主席廖達賢先生、香港心理衞生會執行委員會主席盧德臨醫生、香港傷殘青年協會主席吳家榮醫生、香港大學睿智計劃項目副總監陳麗雲教授、社聯業務總監馮一柱博士