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情理兼備 疫情下的人力資源管理須知

05/06/2020

[文章刊登於HKCSS Institute 課程手冊 Prospectus Vol.29 (10/2020 – 03/2021)]

文: 李璟怡

2019冠狀病毒病(COVID-19, 又稱新冠肺炎)的全球爆發嚴重影響整個香港,社福機構亦不能倖免。此疫情不但規模大,肆虐時間更是前所未見地長。為快速 配合政府各部門的疫情應對政策,機構的運作受到不同程度的影響,包括員工的工作安排及工作間的防疫措施,人力資源部(HR)擔當一個重要的角色。在六 月的人力資源管理經理會講座上,學院邀請到孖士打律師行僱傭及福利業務組 合夥人譚卓詠律師就法例要求和HR同工分享一些要注意的地方。

鑒於講座舉辦當日的疫情仍然不穩定,為了減低疫情在社區擴散的風險及維持社交距離,學院首次舉辦混合模式講座,即親身出席及網上直播同時舉行。約三十位參加者選擇親身出席,有高達120名則透過線上平台參與,是同類活動中最多人參與的一次。學院的應對措施得到各位參加者的正面回響,認為此安排更方便、更有彈性,能切合不同需要的人。對此學院感謝各位的支持。

由一月疫情開始在香港爆發的時候,防疫措施陸續出台,包括強制檢疫、在家隔離,有些同工都無可避免備受影響,HR應該如何處理?又有什麼可以幫到同事?

工作地點的健康及安全

《職業安全及健康條例》規定1每名僱主均須在合理地切實可行範圍內,確保其所有在工作中的僱員的安全及健康。HR部門需要做風險評估,思考及衡量有什麼措施能夠減低員工在工作地點感染及傳播病毒風險。HR部門可參考衛生署建議在工作場所應採取的預防措施。一些常見措施包括加強日常清潔措施、為員工提供清潔用具及用品;檢視工作環境會否太過逼;是否需要分兩個小隊到辦公室工作;彈性處理安排上班以及下班時間;向僱員提供安全指示,例如要求僱員戴口罩;向僱員清楚說明清晰的通報機制以避免其他同事遭受歧視;將會議和內部培訓盡量改為網上進行和避免安排同事離開香港公幹。同時,HR部門需要通知員工機構會採取的預防措施,以及應付突發狀況的處理方法。

強制檢疫隔離證明=醫生紙?

同事在強制檢疫期間可否申領病假或疾病津貼?即使疫情期間,僱主亦需要遵守《僱傭條例》及僱傭合約內的內容。《僱傭條例》下2,僱員需要累積有薪病假日數,連續放四日或以上病假以及相關病假需要有由註冊醫生、中醫或牙醫發出的醫生病假證明書(俗稱醫生紙)才可獲發疾病津貼。但政府發出的強制檢疫隔離證明並非等於醫生紙,因員工不一定有感染病毒。故此同事未必享有法定疾病津貼。

假若同事需要強制檢疫,HR應評估同事的健康狀況、工種及環境以確定在家工作的可行性。若雙方同意在家工作,僱主必須繼續按照僱傭合約上的條款支付薪酬。若在家工作並不可行,建議HR向同事解釋若沒有合規格的醫生紙的安排。

隔離期=年假?

若同事需要強制檢疫未能工作又沒有提交合規格的醫生紙,機構可否扣減同事的年假呢?首先年假可分為法定年假3和合約年假(即比法例要求多的年假)。法定年假須根據《僱傭條例》處理。機構在徵詢同事或其代表後可指定放取法定年假的日期,但僱主須給予最少十四日的書面通知同事年假的日期。所以,若僱主希望把員工強制檢疫的十四日視為法定年假,則最少需要十四日前通知,否則便不能把隔離日數當作法定年假。而放合約年假的方面,需要以僱傭合約的條文作準。

在家工作的政策及措施

到二月至三月期間,政府大規模鼓勵大家在可行情況下在家工作。但香港沒有像外國般有成熟的在家工作模式及安排,很多香港僱主在疫情前也從來沒有考慮過在家工作的可行性。由於疫情仍未全面受控,機構可考慮是否需要訂立長遠的在家工作政策。

HR要評估在家工作是否適用同事的工種及在家工作的要求及守則。例如同事是否需要在特定時間上線以及匯報;同事在家中 是否有足夠的設施以應付工作;是否有足夠空間處理工作;工作環境是否安全;在家中的伺服器以及登入系統是否有足夠的 安全度? HR亦要和保險公司確認保險是否涵蓋在家工作的情況。

大廈有確診個案怎麼辦?

假若有同事所居住的大廈有一宗確診個案,機構應怎樣處理?若經風險評估安排有關同事在家隔離是確保工作間其他同事健康及安全的切實可行方法,機構可安排與確診者同一大廈的同事在家隔離。若同事呈現某些病徵,例如發燒及咳嗽等,就要請該位同事立即向公司的HR同事匯報及在家隔離。機構亦需要顧及其他在辦公室工作的同工,例如檢查公司清潔的次數是否足夠,戴口罩指引等資訊是否足夠。

若同事同住的家人需要接受強制檢疫,機構應否安排該名同事返回工作地點?假若經過評估安排該名同事在家工作可減低員工在工作地點感染病毒風險,機構可安排該名同事在家工作。由於是機構要求同事在家工作,僱主需要履行僱傭合約的內容,給予僱員相應工資。

工傷/職業病?

根據《僱員補償條例》4,假如同事在工作的時候遇上意外受傷,僱主需要向勞工處匯報,保險公司有可能需要作出補償。直至2020年8月,新冠肺炎並未列入法訂職業病,但是,如果同事在受僱期間和工作過程中因感染新冠肺炎,則仍有可能獲得賠償。HR應和保險公司釐清保險細則及其涵蓋範圍。

降低成本的措施

疫情持續多月,恆常業務可能被逼停止。在收入驟減的情況下,有些機構可能要實施減省開支的措施,例如放無薪假。這方面,應該注意些甚麼?

僱傭合約沒有訂明無薪假的安排,有需要有與同事另外訂立合約嗎?無薪假期以及減薪屬更改合約所以均需要雙方同意才能夠進行。但即使同事同意,調低後的薪金亦不能低於法定最低工資,機構亦不能扣減同事的法定權益。

總結,照目前情況,疫情一波去了,一波又來,何時會完結暫時還是未知之數,大家都要保持警覺,避免抗疫疲勞。但同時,在新常態下無論任何同工都要努力維持機構運作,而HR更要在此等特殊情況下一邊協助同工抗疫,關顧同事的身心狀況的同時也要法理兼備,讓大家都可以繼續服務社會上有需要的市民大眾。

本文內容僅就上述事項提供一般性指引,如有需要請就專門個案諮詢法律意見。

1: https://www.elegislation.gov.hk/hk/cap509%21zh-Hant-HK.pdf
2: https://www.labour.gov.hk/tc/public/pdf/wcp/ConciseGuide/05.pdf
3: https://www.labour.gov.hk/tc/public/pdf/wcp/ConciseGuide/04.pdf
4: https://www.elegislation.gov.hk/hk/cap282!zh-Hant-HK


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