【甚麼是雙向投入文化？】"5W1H"拆解如何挽留員工

20/02/2024

近幾年，各行各業均面對人手不足的問題，從政府到中小企都各出奇謀「搶人才」。不過，請人難，留人更難！薪高、糧準、福利好已是「基本條件」，近年不少知名跨國企業、本地公司及社福機構都在探索挽留人才的方法。資深人力資源顧問黎鑑棠先生 (KT) 以簡單易明的5個「W」及1個「H」，嘗試為大家拆解如何營造挽留同工的企業文化。簡單來說，就是如何營造雙向的投入文化 (Mutual Engagement Culture)。

撰文：周靜雯

【What & Why】甚麼是雙向的投入文化？可帶來甚麼好處？

管理層及人力資源專才在營造雙向投入文化的過程中扮演著重要的角色，除了讓同工在工作上有成功感外，更要了解他們在工作上的心理需求 (Psychological Needs)。同工的投入是指同工對其工作、所在崗位及所屬機構的歸屬感與投入程度，而同工的投入程度一般與工作表現成正比；當同工的投入程度越高，反映他們更珍惜自己的工作，並願意投放更多時間和精力，全力以赴將工作或服務做到最好。由於同工對自己的工作及所屬機構「建立了關聯性」，他們的留任率 (Retention Rate) 會較高，亦可減少同工流失對機構的影響。

【Who】營造雙向的投入文化，由誰推動？

要營造雙向的投入文化，全賴機構與同工之間有效的雙向溝通。機構與同工均需要付出，才能達到雙向溝通的成效；而願意溝通的動力是「信任」及「尊重」。在同工眼中，直屬主管就是代表著機構；無論機構制訂怎樣的投入文化策略或體制，亦需要直屬主管身體力行地去推動。KT表示，若直屬主管不理解投入文化的重要性，或未能了解同工的心理需求，推動投入文化策略或體制只會流於表面，令同工覺得是「為做而做」，甚至會造成對機構產生負面印象的反效果。

溝通方法除了傳統的由上而下 (Top-down) 外，亦需要設立從下而上 (Bottom-up)的管道，即同工有不同方法向直屬主管或管理層反饋，當中包括正面及負面的意見。機構內部需要營造「有商有量」的溝通環境，直屬主管或管理層需願意了解及聆聽同工所提出的評語或建議；只要是有利於機構的發展和有建設性，機構都應聆聽及研究其可行性；這樣同工才有信心及安全感，願意與直屬主管或管理層打開溝通之門。現時已有社福機構定期進行「投入文化調查」，加強機構與同工之間的雙向溝通，以實際行動支持推行雙向投入文化，著力了解並滿足同工的需求，以提高留任率。

【When & Where】從零開始的員工旅程

既然是雙向的投入文化，不應該只著眼於同工的投入，亦非單單指向員工的敬業程度，機構也應該發揮其投入的本份。KT認為，員工對機構是否投入的體驗及印象，是從機構的招聘廣告那一刻開始，招聘廣告的風格、內容如何？當中有沒有傳遞到機構的願景及價值觀？是否清楚列明職位的工作性質？招聘廣告以外，機構是否確保有足夠的公開資訊讓求職者認識機構，例如機構網頁、年報、社交媒體或媒體報道等等；在面試的時候，負責人有沒有先向應徵者介紹機構的背景、願景、使命、組織大綱及相關職位的說明，並了解求職者的職業抱負和期望，才開始進行面談？面試負責人的責任是為機構選擇合適的團隊成員，執行機構的績效目標，而非只為應徵者提供就業機會。

另外，KT提出一個重點，希望機構在招聘前要弄清楚，「填補這個職缺，只是為了應付工作需要，期望受聘者上班第一日就可以履行指定的職責，這只著重受聘者與職位的配合 (Person-Job Match)；還是更著重受聘者與機構的配合 (Person-Organisation Match)，即受聘者自己的職業抱負是否貼近機構的發展願景、抱負及價值觀。」因為在這兩個不一樣的前提下，會影響機構的選人方向，在招聘前要有決定，才會選擇到合適的人選擔任合適的工作。

【How】理解及認同

推行雙向投入文化，需要互相的理解及認同，不能只要求單方面的投入。營造同工的投入，要先令同工有歸屬感，感到尊重，而非單靠「管」與「理」。KT以一間公司作例子，指該公司每位員工入職時都會得到一隻印有 “We’re family”字句的杯子；雖然不算是甚麼貴重禮物，但這份「員工是一家人」的身份認同，對營造及提升同工的投入相當有幫助。另外，關注同工家庭崗位的需要及身心健康狀況，例如制訂家庭友善政策、壓縮工作週及減少工作時數等等，都是不少機構會用來營造及提升同工投入的方法。

如上述所言，員工在機構的職涯一如人生旅程，是從第「零」日開始。對新入職同工的安排，亦不能馬虎，「第一日上班的新同事有沒有孤獨感？會不會有Buddy幫忙適應新環境？」KT更指出同行的重要性，「上司對下屬的導引 (Mentoring) 及啟悟(Coaching)尤其重要，當中不單是『教做嘢』，而是發掘同工的潛能；年度考核 (Annual Appraisal) 的目的不應只是用作年度調整薪資的工具，更重要的是與同工一起討論及計劃他們未來的發展方向。」而在同工向上司表達對現職及機構的期望之餘，同樣要了解機構對自己現有工作的期望，互相了解對方的想法及立場。