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機構管治優化方向探討

08/10/2014

機構管治優化方向探討

 

 資料整理:林莉君、利穎珊、馬歡儀、譚倩兒

隨著非牟利機構發展為高問責性及具成效的界別,社會公眾對機構的期望亦有提升。尤其在整筆撥款制度的推行後,公眾及傳媒對機構資源的管理及運用都加強了監察和問責力度,「機構管治」成為業界領袖不容忽視的一環。機構董事會帶領機構面對社會轉變、承擔風險或甚至成為問責對象,是否預備好去處理危機及面對傳媒?

社聯主席陳智思先生就著這個課題,邀請社聯董事會成員聯同其機構的管治委員出席「機構卓越管治午餐會」。今年 44,來自29間社褔機構,共47位的社褔界領袖,共同反思及討論機構董事會是否可以透過交流平台,為優化機構管治行多一步。

社聯主席陳智思 :「董事會管理層需共同承擔

陳智思在席間先從近期的報報導入手,帶出機構管治的風險狀況。他指出現今社會對機構的期望大有不同,而作為董事會的各位主席、副主席、司庫,雖然當初參與的心態是義工,是義務幫忙的,只要有心,付出心血、心力便可以。不過,問題是今天的社會並不在乎你的身份是否義工,只要看到新聞、報章有關機構的負面報導,大眾便認為董事會成員需要承擔責任。遇到狀況,究竟是機構管理層問題還是董事會的問題?而最終的決定權是在於董事會還是管理層?他認為雙方都需要共同承擔,董事會成員或機構主管,都需要檢視自己是否準備好去面對這種期望。對於責任問題,香港家庭福利會義務司庫鄭樹成先生(圖二右二)在席中回應,雖然他不認為董事會及管理層兩者的法律責任是同等,但也同意雙方也需認真考慮。

 

「儘管機構董事會屬義務性質,我們作為董事會成員或機構主管,必須檢視自己是否準備好去面對今天。」社聯主席 陳智思先生在歡迎辭中帶出是次午餐會的主題。

 

 

 

 

社聯執委會委員盧子健博士 :「居安思危 借機檢討」

盧博士以他作為NGO董事局成員多年的經驗提出,以做義工、「我為人人」的心態擔任董事已不合時宜,在有事發生時未必需負擔後果的想法亦未免過於單純。他續指,董事會要面對的危機並不少,一旦遇到事故,有關的新聞報導,都會把矛頭直指董事會,追究責任。經常受傳媒、服務使用者、甚至政府部門等不同持分者質疑機構捐款的運用、機構服務的成效、機構內部行政管理效率等,故董事會必須要具備危機意識。盧博士由零九年開始擔任樂施會的董事局主席,從那時開始,已不斷面對不同類型的危機。他先分享高鐵的爭議,那時,部份捐款人怪責樂施會把高鐵事件鬧得熱烘烘,他們不但停止捐款,更於社交媒體數算機構,質疑機構如何使用捐款。不久,更有內地領導組織來訪問他,把他誤為反動派骨幹……

 

「處理危機是煩人的,要花上大量時間,不過,這些事件卻推動了機構進行內部查核這改革。」樂施會新設的內部查核,主要審視內部制度,不但成立了財務及審計委員會,亦有系統地處理董事局與管理層的關係。由於董事局十分在乎管理層的成效,故需要一個制度化的審核,審查管理層是否按著機構的規章推行政策,如果有違反,機構是否承受得住。推動改革是不容易的,盧博士把握危機中帶來的機會,切實推行內部查核,最終管理層亦明白及配合。雖然內部查核未必每間機構適合推行,但卻值得借鑑及參考。若中小型機構缺乏資源推行,建議在需要時,考慮請界外的專業人士協助。

 

另外,盧博士亦建議機構定期作機構管治的檢討。董事會不但要為管理層訂立目標(key performance indicator),更要為董事會訂立,評估董事會成效。他提議,或許社會服務業界能夠有一個專門做這個工作的管治委員會,每一年定期檢討NGO董事會的運作水平是否達標,並提出改革建議;又可考慮董事之間的互相評核(peer review),或是機構之間互相檢討。

 

圖二:

除分享外,席間亦分成小組分別就機構的董事的需要及組織分享平台的可行性作討論,由基督教靈實協會行政總裁林正財醫生(左三)社聯副主席廖達賢先生(左一)、社聯執委會委員盧子健博士(左二)及循道衛理觀塘社會服務處總幹事楊綺貞女士(右一)代表匯報。重點如下:

 

一:支援董事會專業知識上的需要,包括財政、法律上的知識。在香港有很多大型的機構已聘請專業的法律顧問,相反,中小型機構則比較缺乏,期望社聯能夠在當中參與及扮演一些角色。

 

二:提升機構的管理層及董事會兩者之間的關係。每間機構的董事會類型不同,有些在國際組織之下,有些有宗教組織作後援,有的卻是獨立的,每間機構有不同的狀況及發展。由於董事會及管理層是需要彼此支持的。究竟不同的董事會如何能夠既不介入管理層,卻又知道機構的最新狀況,以致在面對危機的時候,能夠作出正確的決定及解決?雖然未必能夠有一個很好的模式示範,卻期望可以有一些指引及建議指導可以怎樣能夠做得更好。

 

三:為董事會成員安排培訓,尤其是新參與的、來自小型機構的,如上市公司般,作為一個持續進修的計劃,使機構董事可在工作上做得更卓越,提升整個機構的管治效能。可參考學校的例子,將培訓、迎新加以改進,並融入機構。也建議可安排研討會、講座分享。

 

四:提供一個平台作交流,促進業界的互相學習,如董事會與管理層之間的角色分工、機構形象等,也可分享大家的甜酸苦辣,期望社聯能夠促成。

 

社聯行政總裁蔡海偉先生 :「需深入的探討及正視」

社會服務機構性質獨特,亦有其不同的危機與困難,因此亦需要一套獨有的管治模式,以切合機構的需要。社聯行政總裁蔡海偉先生歸納出,如何在董事會與管理層兩者之間的分工拿一個好的平衡點,並讓董事會清楚知道自己的角色是十分重要的。但要達到這樣的共識,仍需要更多方面而且更深入的探討,相信機構管治也是機構長遠發展需要正視的一個課題,社聯將會在這方面與機構繼續共同探討及推動。

 

 

 

 


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