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提升勝任能力有助NGO管理

26/03/2015

文:馬歡儀、利穎珊

在云云繁重的工作中,大家都會按緩急程度和重要性,來區分處理的優先次序,分配時間。在一年365天裡,你有分配時間進修嗎?對你或你的機構來說,員工培訓有多重要、多迫切呢?

學海無涯,知識不斷更新。若要溫故知新,有賴智慧和經驗的交流和探討。尤其社會服務行業,理論與實踐相輔相承,缺一不可。有時候,我們在實戰工作時感到一點吃力或無助,這是因為一份工作要求從業員兼具多種的勝任能力。知道自己的強弱,才能洞悉危機、把握機遇,針對性地提升工作效能和個人專業。

管理人員必備勝任能力

根據社聯<聯合業務改善項目>的研究,社會服務機構的管理人員必須具備四種勝任能力,在每個核心能力下,按照不同職級,機構亦會對同工有各種程度的要求。例如,一個部門經理有效地策動個人及下屬持續增進知識和技巧,策略性地檢視關鍵政策及程序,以加強機構的成本效益及未來發展,但如欠缺溝通技巧,導致下屬的誤解,亦未被認同。故此,這位部門經理應加強與他人合作的勝任能力,以多元化的傳意風格激發同事,取得工作成果。

「社會服務機構人員勝任能力模型」


以下是不同的NGO管理人與大家分享他們的學習體會:

個人效能提升 - 領導力與時間管理

簡國玉

香港明愛副團隊隊長

「社會服務機構行政人員培訓課程」的DISC個性和行為評估,令我更加了解自己的個性,在工作中對自己有新的定位,如在領導力及時間的概念上,均有思想上的改變和考慮!

過往,我往往傾向集中事工性的考慮及工作結果,而較忽略讓不同職級同事充分表達意見及情緒的支援,這令同事間能通力合作的程度及成效減低,致使工作效能未能完全發揮。這課程令我對有效的領導力有所啟示!

時間管理?以往的概念是於死線前完成工作。但課程中,很多講者均表示,掌握時間控制是管理學中重要的一環,令我改變以往的習慣,從而提升工作效能及有更充足的準備面對失誤及修正。」


策略性企劃 – 從領袖的分享吸取管理經驗

陳國威上尉
救世軍行政主任

 

「在社聯學院的活動中,可聽到不同機構領袖分享的心路歷程,讓我可以參考經驗,嘗試用不同角度在自己的機構解決問題。更難得的是,在活動中能與其他機構領袖接觸,建立人際網絡。這些與同工交流心得的渠道,實在難得。

單是實戰經驗並不足夠,透過課程,可以較為系統化地認識工作範疇的整全概念,掌握背後的運作邏輯。平日的工作較易觀察得到,但參加課程,能讓我思考更多理念層次上的問題,例如長遠的機構方向、整體發展等。這些工作都不易看見,但對機構卻影響深遠。」

工作成效 – 不同界別經驗交流

鄒璧儀
耀能協會工場經理

「參加課程能為日後的工作需要作預備。曾經參加一個企業傳訊證書的活動策劃課程,了解到舉辦大型活動時於公關層面的必要知識和實用技巧,例如如何代表機構與傳媒溝通、如何加深公眾對機構認識等等要訣,接觸新鮮的範疇,可以補足個人的經驗。

社褔界也講求與時並進,要與社會不同界別多接觸,課程正好提供與其他界別的人士交流工作經驗的機會。而且,導師來自商界,他們除了會配合社褔界的需要設計課程,還會分享他們在商界工作的智慧,讓社褔界同工也可擴展與不同界別合作的空間。

只要是和工作有關的課程,機構都會對內宣傳,鼓勵同工參加。在工作安排方面也有彈性,適當地調配人手,讓有需要之同工進修。」


與他人合作 – 靈活運用溝通技巧


魏麗香
安徒生會社工

 

「由於工作所需,常常要面對不同類型的人士,亦需禮貌地表示拒絕或道歉等訊息。偶爾活動遇到意外,也要得體地向外發表解說,安撫受影響的人。如何有效地表達訊息,既不會讓人覺得推卸責任,又可讓人感到誠懇,是我工作上面對的最大難題。

風險管理課程內,導師互動地與組員討論所曾遇到的危機,並提供『在地』的建議。除了理論知識的傳授,還會分析實戰經驗。課堂上,我們可逐一嘗試及示範,同學間互相參考並體會溝通的技巧。對內面對同事,亦可運用溝通技巧更大體地表達訊息,既可保持良好關係,亦讓聽者滿意。

幸好機構亦支持同事進修,每有合適課程,都會推薦同事參加,亦對個別同事報讀課程有資助。協助同事改善及提升工作上的效能。」


機構與同工 共同求進

人才就是機構發展和服務的資本。同工的勝任能力提升,對機構和業界整體都有正面的推進作用,更有效回應社會需求,提升機構效能,促進持續發展。

"我們認為學習是非一次性,並要積極建立持續學習的機構文化。 親切總監湯崇敏女士

"雖然工作非常繁忙,但我認為學習猶如投資,同工學到新的知識,然後將之運用在工作上,直接提高服務的質素和效能。職安培訓復生會有限公司主席唐文標先生

"社會服務機構需要的不單純是多元化服務範疇的智慧,亦需要配合不同的專業和管理的知識。義務工作發展局總幹事鍾媛梵女士

"為同工提供持續學習的機會,能發掘他們的潛能及開拓其發揮空間,有效培育及留住人才。香港傷健協會總幹事高潔梅女士

"2009年起,明愛就邀請HKCSS Institute為中層同工提供內部培訓,學習業界內外的領導及管理團隊、策略性思維、資源調配、危機及投訴處理、壓力管理及機構變革等專業知識,讓同工之間互相研究及交流經驗和心得,促進多角度的發展方向。香港明愛社會工作服務部長陳美潔女士



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