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活用薪酬報告 為數據增值

25/09/2019

[文章刊登於HKCSS Institute 課程手冊 Prospectus Vol.27 (11/2019 – 04/2020)]

文:游俊威

「非政府機構薪酬調查」自 2003 年推行以來,參與機構數目按年上升。問卷內容經過 16 年來的不斷調整,已成社福界的薪酬福利待遇的參考。調查報告內容豐富,當中涵蓋 64 個職位的薪酬數據,包括底薪、年資、特別津貼、約滿酬金、調整幅度等。要在長達 170 頁的報告中選取與自身機構最相關的數據加以運用,說難不難,說易不易。社聯在 9 月份的座談會邀請了兩位薪酬調查的資深工作小組成員,為業內人士分享如何善用薪酬調查數據演譯薪酬調整方案,從而為報告及數據增值。

林亢威先生

林亢威先生明言:「社福界的人力資源從業員很多時未必是修讀相關科目出身,加上撰寫薪酬調整方案計劃書往往時間緊湊,因而增添不少壓力。 」

撰寫方案 全面解構

據黎鑑棠先生指出,薪酬調整方案計劃書可包含「目的」、「背景」、「薪酬架構檢討及調整」、「員工薪酬提升」、「預計薪酬支出的提升」及「請求批准」各部分。

計劃書應以「目的」及「背景」作引入,在這部分指出計劃書是建基於現有政策,遵從規範而撰寫的。例如,根據某年某月所訂立的薪酬調整政策,需於每年某月檢討包括受資助員工及非資助員工的薪酬架構。

在「薪酬架構檢討及調整」這部分應指出,檢討是為保持機構在招募及挽留人才的競爭力而進行的,並同時列舉適合社福界參照的薪酬調查報告。例如:就本年度的公務員薪酬調整方案而言,中層及低層薪金級別的公務員獲加薪5.26%,而高層薪金級別及首長級的公務員則獲加薪4.75%。然而,要注意此方案的調整幅度已經將私人市場按表現的花紅加納入作計算。因此,如果在參考此數據後,再以表現評核決定員工的花紅,則會變成「雙重計算」。就社聯的非政府機構薪酬調查報告而言,此報告針對社福界的就業市場,2018 年度的報告涵蓋社聯機構會員的員工總數超過 6成。報告亦會按大、中、小型機構、以及是否受資助機構作數據分類描述。在市面也有其他類似報告可供參考,如香港人力資源管理學會的薪酬報告,但要留意的是,此報告涵蓋整體就業市場,社福界只佔報告所有範疇的其中一項。經參照外間的數據後,機構便可按各職位列出現時及建議的薪酬調整。

在「員工薪酬提升」這部分,薪酬提升與否,要考慮到個別職位的空缺、離職率、員工表現評核及機構財政能力等各方面作考慮。有時候,遇上一些較難招聘的工種空缺已久,如總裁秘書,則可用特別津貼吸引人才,以處理燃眉之急,避免改動薪酬架構,社聯的非政府機構薪酬調查報告亦有描述相關數據。就員工表現評核而言,應訂明每個評核的分數可獲得增薪的百分比,對於獲得較高分數的員工,評核員應提供相關證據支持。完成各職位的表現評核後,人力資源部應預備一個總表,比較各職位表現評核的分數是否與去年相約,從而確保評核標準的一致性。

然後,機構便可就上述的建議,計算機構預計薪酬支出的提升,並列出計劃書獲批准後的落實日期。

黎鑑棠先生

預測提問 有理可依

黎鑑棠先生指出:「要撰寫一份全面的薪酬調整方案計劃書,只要了解計劃書應有的元素,並懂得預測董事局成員的提問,處理他們的疑慮,困難自然能迎刃而解。提問往往不外乎內部政策及外在環境,學會引用資料及數據,便能事半功倍,說服董事局接納計劃書的建議。」

在內部政策而言,訂立相關政策尤其重要。政策須清晰規範薪酬檢討及調整的時間表、流程及負責人士的職能範圍。缺乏完善的政策,不單無法有效、周詳及完善地處理薪酬檢討及調整的工作,更會在向董事局成員講解薪酬檢討及調整的建議理據時,未能回應有關的詢問,導致冗長、重覆的討論甚至延誤。 因此,落實薪酬調整需建基於現有政策,是為政策導向,並強調薪酬調整是按照既定政策,並不是無中生有。政策亦要說明關於薪酬調整方案的細節,才能準確計算機構預計薪酬支出的提升。例如,機構新的財政年度是 4 月,如某位同事在 3 月辭職,他的 4 月份薪金能否獲得調整後的增幅,亦需明確列出。

在外在環境而言,坊間有不少薪酬調查數據可作參考。但在引用不同薪酬調查數據去建議薪酬檢討及調整的方案時,機構應按自身服務的性質、職位的需求及職位的職能範圍,選擇合適的數據作參考。坊間一般薪酬調查的對象、調查問卷的設計、數據的演譯及表達方法與形式各有不同,機構須小心研究有關數據,甚至需要考慮需否以不同的比重,來參考來自各方包括公務員、社福界及私人市場的薪酬調查數據,從而有效地設計最適合機構自身的薪酬檢討及調整方案。此外,計劃書亦可引用經濟數據如通脹率或消費物價指數支持計劃書的建議。

總括而言,建基於一套完整的「薪酬調整政策」下,只要一方面根據市場趨勢,歸納上述提到的數據作為參照,另一方面按內部實際情況,便能制訂出一份有理有據而又貼地的薪酬調整方案,以專業的手法呈上有關方面作討論。

非政府機構薪酬調查報告2018撮要


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